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契约锁电子合同以“无纸化签署”全面推动唐人神集团的管理升级
作者:佚名    发布于:2020-03-21 12:16   

唐人神集团是首批农业产业化国家重点龙头企业,也是国内生猪全产业链经营第一股。30多年的发展,唐人神集团的业务规模拓展迅速,管理方式的持续创新是集团健康发展的重要动力之一。

唐人神集团的产业布局覆盖品种改良、安全饲料、健康养殖、肉品加工、品牌专卖五大板块,年营收过百亿。

以分销为主的销售模式下,解决唐人神与全国经销商在业务中产生的大量单据签署问题,是管理升级的关键。

平均金额数万元的单据、合同,在传统的线下签字、盖章过程中,往往让唐人神的管理陷入被动:

①纸质单据一旦出现代签、冒签,常常会有物流单不承认货物丢失、销售订单不承认已收到货、对账单不承认对账数据的麻烦,此类资金损失难以计量。

②唐人神现有的金蝶EAS只能实现线上审批,线下签署涉及的打印、纸张、寄送、人力、仓储等支出成本却始终居高不下。

④组织规模大、业务多、经销商多已经是唐人神的主要特征,如果按照线下的那一套签署流程来,每次签署要等用章、等快递,少则一周多则一个月的耗时都有可能。

此次:契约锁电子签章已经集成唐人神现有的金蝶EAS系统,通过打造集团统一印控中心,为唐人神的文件签署提供身份认证、电子模板、在线盖章、签约、审批、存证等服务,让金蝶EAS具备电子签署能力。

通过一个简单的线上签署改变,却能让唐人神文件签署业务中大量机械化、重复化的管理动作简化、消失,以此帮助各类业务、分公司优化运营效率。

契约锁电子印章系统在数字身份证书的保障下,确保唐人神各类业务签署全程身份安全,针对各类业务的个性化需求定制内、外协同的签署方案。

唐人神签署需求:和客户以及经销商之间的货物配送业务常常需要签署发货确认单,过去纸质确认单要一式三份分别留存在企业、司机以及客户之间,周转又慢、又麻烦。

EAS系统的发货单,通过契约锁电子文件模板自动完成标准文件格式转换,内部审批完成后自动短信通知司机签署。

和过去等快递寄送文件不同,现在司机短信认证身份后几分钟就能完成签署、去提货,同时,系统自动短信通知客户已发货,收货后客户短信验证身份即可完成最后一步签署,确认收货。

唐人神签署需求:唐人神的产品销售业务中存在部分经销商赊账提货需求,这就必须签署提货确认单。但是,传统签署中订单数据准确性、经销商身份真实性很难确保,有时货到了文件还在路上,安全和效率根本没保障。

EAS系统生成的提货单经契约锁电子模板完成标准化文件格式转换,通过短信提醒经销商签字确认。然后由物流司机认证签署去提货运输,到货后,客户再次签字确认收货,文件自动回传EAS系统存档。

① 缩短供货周期,及时送货:物流司机提货不耽误、客户确认收货不怕找不到人签字,减少因单据处理不及时而产生的送货不畅。

② 严防丢货、收货后抵赖:经销商、物流司机签署中全程真实身份保障,确认本人签署,防止冒签、代签,对货物负责、避免财务纠纷。

③ 提升业务系统管理价值:不仅让唐人神的EAS系统具备了签署能力,签署后的文件还能自动回传到EAS备份,无需人工扫描上传,至少节省一周时间。

唐人神签署需求:唐人神经销商遍布全国,每月一次对账该如何确保对账效率、保障回款效率?以前,都是专人从EAS系统下载对账单,生成标准文件后打印、寄送给经销商对账,每年光是打印、邮寄成本就不少,而且对账效率不理想,公司业务款回收进度慢。

现在,契约锁电子签章系统不仅可以借助EAS数据自动套用电子对账单模板生成标准文件,还能直接通过一条流程实现短信通知经销商对账、逾期提醒等操作,全程零人工干预。

① 防止冒签,抵赖:有数据身份证书保证,整个对账过程经销商身份真实可靠,杜绝不认账,减少坏账。

② 提升结算效率,保证资金周转:全面缩短对账周期,帮助逾期催款,提升唐人神回款效率,保障资金生命线。

③ 让EAS系统具备签署能力:数据共享、电子签署,对账数据精准,全面提升唐人神现有业务系统管理价值。

电子签章对唐人神管理效果的改变是一个可见的过程,从细化业务操作节点入手,大批量的减少机械、重复的签署工作,全面简化签署中的人工、纸张、时间、费用投入,通过签署过程的优化,推动整个集团运营效率的提升。

此外:除了上述分销业务中的签署设置,目前,契约锁已经把电子签章深入部署到唐人神的组织内部用印、人事、产品检测等各个环节。

实现了包括公文、会议纪要、产品检测报告、劳动合同等各类文件的内、外部签署需求,让唐人神集团的业务系统具备签署能力,发挥信息化管理价值,给各大业务板块、分公司的运营提效。

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